Tudo que você precisa saber sobre compliance

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A definição do que é compliance está ligada com a integridade de uma empresa. Representa a conformidade dos processos com a legislação e os princípios éticos que regem um negócio, envolvendo as tomadas de decisão nos diferentes níveis de poder.

A função desse sistema é garantir que todos os envolvidos na gestão da empresa atuem de acordo com as condutas esperadas pelos regulamentos externos e internos. É uma forma de evitar problemas com a lei e combater a corrupção nos processos.

Neste artigo, aprofundaremos o conceito do que é compliance, como funciona e seus benefícios. Continue a leitura para entender como garantir as boas práticas na sua companhia!

Como surgiu o compliance?

O significado de compliance vem do verbo em inglês comply, ou seja, estar em conformidade. O conceito que garante a ética e transparência dos processos é importante para minimizar os riscos empresariais, moldando o comportamento dos colaboradores.

O conceito tem origem com a criação do Banco Central nos Estados Unidos, o que ocorreu na virada do século XX. A instituição surgiu para levar mais segurança, flexibilidade e estabilidade ao cenário financeiro.

Isso porque os anos anteriores foram marcados por vários escândalos de corrupção, tanto em empresas como no governo — um cenário que vimos recentemente no Brasil, motivo pelo qual se faz tão importante falarmos sobre compliance por aqui.

A década de 1970 foi marcada pela criação da Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), uma lei anticorrupção americana que enrijeceu as sanções às empresas ligadas à corrupção com negócios exteriores.

Com o tempo, as organizações começaram a implantar de forma espontânea as práticas de compliance nos seus processos, o que contribuiu para melhorar as relações de mercado.

Em terras tupiniquins, o compliance ganhou foco pela abertura da propaganda no mercado durante o governo Collor. Foi necessário criar padrões de combate à corrupção devido ao crescimento de empresas transnacionais que elevaram a competitividade de mercado.

Diante de todo o contexto de corrupção nos últimos anos, as empresas têm buscado reforçar as práticas de compliance, estimuladas também pela ação da Lava Jato. O compliance ganhou força principalmente após a criação da Lei Anticorrupção nº 12.846/13.

Como funciona o compliance e como aplicá-lo na sua empresa?

A aplicação do compliance se dá principalmente nas atividades econômico-financeiras da empresa, como a contabilidade. Esses setores lidam diretamente com o capital gerado, tornando-se importante ter boas políticas nas atividades.

Em um cenário amplo, o sistema funciona de forma a estabelecer regras e controles internos e externos, tanto no trabalho dos colaboradores como nas relações de negócios com outras empresas.  São políticas que norteiam as práticas dos processos tanto em níveis menores como em níveis mais amplos.

Para isso, há algumas subcategorias a se considerar. O compliance empresarial diz respeito ao contexto geral e direciona outros modelos, como o compliance trabalhista, relacionado ao código de conduta interno.  Nessa categoria, faz-se importante criar um canal para que qualquer funcionário possa fazer denúncias de forma segura e anônima, sem se prejudicar.

Já o compliance tributário cuida diretamente dos riscos relacionados às leis tributárias, diminuindo os riscos de ilegalidades nesse setor. De forma semelhante, temos o compliance fiscal, que garante a conformidade nas informações de documentos de compras, transações bancárias, folhas de pagamento, entre outras.

A implementação do sistema de conformidade em uma empresa deve começar com a elaboração de um código de conduta, que deve ser disponibilizado a todos os colaboradores. Uma vez criado, esse conjunto de regras deve ser disseminado internamente e repassado a toda nova contratação.

Uma imagem íntegra sobre o que é compliance deve começar pelo exemplo de conduta da alta gerência, que precisa respeitar as normas tanto quanto os demais. Além disso, é importante seguir o manual em toda e qualquer ação, dispensando práticas que possam ter questionamentos morais.

Qual é a importância e quais são as vantagens do compliance?

A importância do compliance é principalmente prevenir os problemas que possam surgir decorrentes de uma má gestão e de condutas impróprias, evitando o trabalho de ter que contorná-los.

Nesse contexto, a prática oferece várias vantagens para o negócio, como a preservação da integridade civil e criminal. Quando uma empresa aplica regras de conformidade nos negócios, há uma consequente diminuição dos riscos de exposição indevida, bem como da ocorrência de fraudes e desvios de recursos.

A eficiência é favorecida, porque as decisões são tomadas com mais assertividade. Isso ajuda inclusive a reduzir o custo operacional da organização, uma vez que organiza o fluxo das atividades e reduz multas de diversas naturezas, como atrasos e até descumprimentos ambientais.

Devemos pontuar ainda que a redução de desvios comportamentais gera mais comprometimento. Isso porque o nível de produtividade das equipes aumenta pela satisfação e bem-estar de um ambiente saudável.

Quando as equipes se sentem motivadas com o trabalho, elas participam mais ativamente dos processos. Com isso, a empresa ganha com mais foco e menos riscos de erros nas atividades, novamente favorecendo suas finanças.

E tem mais: com uma imagem livre de danos, a empresa pode atrair mais clientes e negócios, aumentando o faturamento e a competitividade de mercado. Em tempos de ativismo em destaque, a ética é um valor muito cobrado pelos consumidores, que buscam se relacionar com empresas confiáveis e conscientes.

Mesmo para parcerias comerciais, trata-se de vantagem, porque os empreendimentos com compliance rigoroso só se permitem relacionar com empresas sérias. Então, a reputação tem sido muito relevante para favorecer negócios importantes.

Já na questão fiscal, é possível evitar pendências nas obrigações, organizar e armazenar documentos de forma ordenada, acompanhar os prazos de pagamentos, entre outras ações vantajosas.

Como o surgimento da LGPD se comunica com o compliance?

Além de todas as vantagens já citadas, saber o que é compliance e aplicá-lo nos processos é um alicerce para o tratamento das informações de forma adequada. Esse ponto se destaca principalmente em vias de implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.

Com esse novo regulamento, torna-se exigência que as empresas estejam  em conformidade também com a proteção dos dados, bem como informações pessoais e transferências de dados de clientes.

Nesse contexto, os usuários/consumidores terão controle total sobre as informações pessoais, decidindo com quem compartilhá-las. Então, as empresas já não poderão mais compartilhar e repassar qualquer tipo de dado livremente, devendo atualizar as normas e políticas de compliance internas.

Dessa maneira, as organizações que descumprirem a LGPD não só estarão descumprindo o compliance como também  terão de responder por multas e outras sanções impostas pelo governo.

Entendeu a importância do que é compliance e sua ligação com a LGPD? Então veja como as empresas estão se preparando para receber as novas regras de proteção de dados e inspire-se para adaptar a sua empresa!