5 erros no cadastro de clientes e colaboradores

Será que a sua empresa faz o processo de cadastro de clientes e colaboradores da forma correta? É importante pensar nisso, a fim de evitar que a sua marca sofra danos à imagem e prejuízos financeiros devido a erros de cadastro.

Por isso, elaboramos este post para te ajudar, veja o que é e como funciona o cadastramento, conheça os principais erros e confira como uma ferramenta de compliance pode auxiliar nesse procedimento.

O que é o cadastro de clientes e colaboradores?

O cadastro de clientes e colaboradores é o ato de registrar e armazenar informações sobre cada indivíduo, de modo que fiquem disponíveis no sistema da organização para consultas futuras.

Esse procedimento recolhe dados de diferentes níveis, por exemplo:

• Nome completo;
• Data de nascimento;
• CPF (Cadastro de Pessoa Física);
• Documento de Identificação Pessoal;

Qual é a finalidade do cadastro de clientes e colaboradores?

Em geral, o cadastro de clientes e colaboradores possui vários objetivos. No primeiro caso, entre as várias possibilidades, o intuito talvez seja facilitar uma estratégia de marketing, como a oferta de serviços personalizados para os consumidores cadastrados a fim de promover a fidelização.

Outro uso muito comum dessa técnica é utilizar o cadastramento como forma de análise de risco, antes de um empreendimento disponibilizar meios de crédito para um indivíduo. A ideia é tentar descobrir qual é a probabilidade de inadimplência.

Já no caso dos colaboradores, o registro de informações serve para auxiliar a equipe de Recursos Humanos. Afinal, os trabalhadores possuem direitos que devem ser cumpridos pela empresa, assim com o cadastramento fica mais fácil rastrear cada funcionário e arcar com os compromissos legais, como:

• Pagamento de salário;
• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
• Acompanhamento de horas extras;
• Período de férias;

Como funciona o processo de cadastramento?

O modo de obtenção das informações pode variar de acordo com estilo da empresa e com a intenção do cadastro, pois não existe um padrão fixo sobre como deve ser feito o cadastramento.

Em vista disso, muitas organizações acabam ficando confusas e cometendo erros de cadastro que colocam em risco a reputação da marca e o funcionamento de suas operações.

Quais são os principais erros de cadastro?

Confira 5 erros comuns que ocorrem no cadastramento de clientes e colaboradores, aos quais você precisa ficar atento para não praticar:

1- Falta de padronização

É importante estabelecer um modelo que sirva como padrão para a coleta e organização das informações. Caso contrário, existe a chance de que algum dado relevante acabe ficando de fora dos registros.

Além do mais, esse erro de cadastro provoca dificuldades de acompanhamento e gestão das anotações sobre os clientes.

Por exemplo, no caso da análise de riscos, fica difícil saber quais são os critérios que determinam a aprovação ou não de uma solicitação de crédito, já que podem existir variações muito grandes nos dados coletados.

2- Informações desatualizadas

Outro aspecto importante é manter as informações sempre atualizadas. Afinal, a situação da vida de cada pessoa sofre modificações com o passar do tempo e, talvez, cadastros muito antigos não sejam mais capazes de refletir a verdadeira realidade.

Só para exemplificar, uma situação relativamente comum é a mudança de endereço ou número de telefone. Imagine que a organização necessite entrar em contato usando os meios cadastrados, mas que estejam desatualizados, o que pode gerar um grande transtorno.

Para não cometer essa falha, o ideal é definir um período razoável para solicitar tanto aos clientes como aos colaboradores que verifiquem os registros no sistema da empresa, a fim de conferir se é necessário fazer alguma alteração.

3- Desorganização dos dados

De nada adianta coletar informações sobre terceiros, mas não conseguir usar isso em benefício da corporação devido à falta de organização. Nesse caso, algo que foi inicialmente criado para agilizar os processos pode ter o efeito oposto e acabar dificultando a conclusão de atividades.

Uma dica para evitar esse erro de cadastro é separar os dados em diferentes categorias. Dessa forma, na hora de consultar, é possível fazer a pesquisa por tipos de dados. Essa catalogação vai ser de grande ajuda, em especial se a empresa lida com grandes volumes de dados.

4- Profissionais sem treinamento

O treinamento das equipes é importante em qualquer área de atuação, e não seria diferente no caso dos responsáveis por realizar o cadastro de clientes e colaboradores.

Assim, é digno de nota que, se o seu negócio usa tecnologia para auxiliar no procedimento, é essencial ter certeza de que todos sabem utilizar corretamente os recursos disponibilizados pela ferramenta.

Na verdade, não importa qual seja o método escolhido para coletar informações, treine os funcionários para que seu desempenho esteja alinhado com os objetivos do negócio.

5- Não fazer a validação automática 

Por último, um grande erro de cadastro que pode custar muito caro para a empresa, são as falhas na validação cadastral. Em outras palavras, é errar ao conferir se as informações fornecidas pelo indivíduo são verdadeiras, registrando no sistema dados incorretos ou falsos.

Para que isso não ocorra, é útil investir em tecnologias digitais que automatizam o processo de validação, já que esse modelo de software consegue analisar inúmeros bancos de dados ao mesmo tempo a fim de detectar qualquer inconsistência.

Sendo assim, uma excelente opção são as ferramentas de compliance. Saiba mais sobre isso no próximo tópico.

Como uma ferramenta de compliance ajuda a evitar erros de cadastro?

O compliance é uma palavra de origem inglesa que pode ser traduzida como “estar em conformidade”. Portanto, a ideia é auxiliar a empresa a estabelecer critérios que ajudem a criar parceiras e fazer contratações que estejam em harmonia com seus princípios.

Infelizmente, o ser humano pode ser desonesto ao revelar fatos, tornando necessária uma investigação profunda da autenticidade das informações.

Assim, uma ferramenta de compliance, como o Data Engine, é capaz de validar dados por acessar automaticamente banco de dados do governo e outras instituições confiáveis, com o intuito de determinar se uma informação é verdadeira ou falsa.

Além disso, esse modelo de tecnologia também auxilia na verificação de antecedentes, procurando se há registros criminais ou financeiros sobre o indivíduo analisado e traçando os resultados com os dados cadastrais, aumentando a segurança para organização e reduzindo os erros de cadastro.

Então, que tal melhorar o processo de cadastro de clientes e colaboradores de sua empresa? Conheça o Data Engine!