O que é gestão de projetos? Dicas, estratégias e melhores práticas

A gestão de projetos tem um papel crucial por permitir às empresas transformar negócios e estratégia executiva de forma eficiente. No artigo de hoje, revisaremos a gestão de projetos, abordando todos os elementos-chave que a tornaram uma necessidade para empresas de todos os tamanhos, em qualquer indústria.

Gerir qualquer projeto pode ser tornar um caminho perigoso quando sua organização não tem um conhecimento sólido de todos elementos que a compõem. A gestão de projetos pode ser complexa para entender e navegar. Afinal, existem fases-chave, áreas de conhecimento e termos específicos para preencher um glossário.

Para simplificar os elementos-chave de gestão de projetos, a CIO preparou esse guia sobre gestão de projetos, englobando fases, áreas de conhecimento, ferramentas e muito mais. Primeiro, é importante identificar o porquê a aplicação formal das habilidades e conhecimentos de gestão de projetos deveria ser uma necessidade para todas as organizações: porque muitos projetos fracassam!

Por que muitos projetos fracassam?

De acordo com o 9º relatório global de gestão de projetos do PMI, “Pulse of the Profession,” organizações com desempenho aquém do esperado normalmente têm menos de 60% de chance de finalizar projetos no prazo e dentro do orçamento, ou em cumprir objetivos pretendidos pelo negócio. Enquanto isso, “organizações que investem em práticas consolidadas de gestão de projetos desperdiçam 28% menos de dinheiro”, e, normalmente, alcançam os objetivos pretendidos no prazo e dentro do orçamento em 80% das vezes.

Uma das principais razões para o fracasso de projetos é o desalinhamento entre objetivos projetados e estratégia de negócios. Na verdade, organizações que estabelecem um EPMO focado em alinhar projetos e estratégia tem 33% menos projetos considerados fracassos.

Outras razões para fracassos de projetos incluem:

• falta de patrocínio e apoio executivo;
• requisitos ou objetivos vagos;
• escopo irrealista ou não rigorosamente controlado;
• tempo insuficiente dedicado ao planejamento;
• incapacidade de fechar a lacuna entre formulação e implementação da estratégia;
• recursos insuficientes ou mal alocados, incluindo talentos;
• riscos imprevistos;
• metodologias inadequadas para gestão de projetos;
• abordagem casual à gestão de projetos
• má aplicação de talentos às áreas específicas;
• gestores de projeto ou membros da equipe sem treinamento ou conhecimento necessários.

Agora que conhecemos algumas das armadilhas potenciais da gestão de projetos, o primeiro passo é aumentar as chances de sucesso através da identificação de pessoas, processos, tecnologias e técnicas necessárias para o sucesso.

Definição de gestão de projetos

Gestão de projetos é a aplicação de processos, capacidades e habilidades, técnicas e ferramentas, bem como inputs e outputs específicos que gestores e equipes de projetos utilizam para cumprir objetivos definidos e deliverables com êxito.

Gestão de projetos versus gestão de mudança

Gestão de mudança e gestão de projetos são frequentemente consideradas a mesma coisa. Elas não são. Qual é a diferença? Gestão de mudança envolve pessoas, processos e ferramentas que ajudam organizações a gerir, de forma efetiva, todas as mudanças que ocorrem, sejam por resultado de iniciativas de projeto ou outros fatores que podem impactar o negócio. A gestão de projetos também envolve o uso de pessoas, processos e metodologias para planejar, iniciar, executar, monitorar e finalizar atividades; contudo, ela é pensada para cumprir os objetivos da organização do projeto e, se espera, os objetivos estratégicos gerais.

Objetivos da gestão de projetos

Como um corpo estratégico de nível executivo, os profissionais de gestão de projetos, antes de mais nada, ajudam a guiar, orientar e executar objetivos de valor agregado identificados pela empresa. Entre eles:

• Identificar e executar iniciativas de alto impacto e ampla visibilidade.
• Construir uma estrutura que mostra como PMO ou EPMO se alinha com os objetivos estratégicos.
• Recrutar as pessoas certas que detêm o conhecimento e as habilidades necessárias.
• Prover aos gestores-sênior informação clara e objetiva.
• Relatar apenas as conquistas do PMO ou EPMO que eram esperadas pelo negócio.
• Assegurar que o PMO ou EPMO continuem e evoluir para dar suporte à TI bimodal e ao negócio digital.

Equipe de gestão de projetos

Estruturas de grupo de gestão de projetos: PMO versus EPMO

Organizações de sucesso codificam esforços de gestão de projetos sob uma organização guarda-chuva, seja um PMO ou EPMO.

O PMO é um grupo interno ou externo que orienta, propõe e faz cumprir padrões, melhores práticas e o status da gestão de projetos na organização. Tradicionalmente, o PMO não assume um papel central no alinhamento dos objetivos estratégicos.

O EPMO tem as mesmas responsabilidades que um PMO tradicional, mas com um objetivo adicional de alto nível: alinhar todas as atividades de projetos, programas e portfólio com os objetivos estratégicos da organização. Organizações estão cada vez mais adotando a estrutura de EPMO em que gestores de projeto, programa e portfólio se envolvem em sessões de planejamento estratégico desde o início para aumentar as taxas de sucesso de projetos.

Os benefícios de um PMO ou EPMO

PMOs e EPMOs ajudam as organizações a aplicar uma abordagem padronizada à gestão de projetos. Ao estabelecer padrões, PMOs e EPMOs oferecem os seguintes benefícios:

• Estabelecem regras e expectativas para as equipes de projetos.
• Criam uma linguagem comum para os gestores de projetos, líderes funcionais e outros stakeholders que facilitam a comunicação, assegurando que as expectativas sejam totalmente entendidas.
• Maximizam os níveis de visibilidade e responsabilidade da organização como um todo.
• Aumentam a agilidade na implementação de outras iniciativas ou de mudanças dentro da organização.
• Fortalecem a habilidade de identificação do status de tarefas, marcos e deliverables.
• Implantam indicadores-chave de desempenho para medir os resultados dos projetos.

Gestores de Projetos versus Gestores de Programas versus Gestores de Portfólio

Dependendo de inúmeros fatores tais como indústria, natureza e escopo do projeto, equipe de projeto, empresa ou metodologia, projetos podem precisam da ajuda de planejadores, analistas de negócio, analistas de inteligência de negócio, líderes funcionais e patrocinadores. Aqui segue uma comparação das três funções-chave dentro de um PMO ou EPMO, todas em alta demanda devido às suas competências de liderança.

Habilidades de gestão de projetos

Gestores de projeto efetivos precisam mais que know-how técnico. A função também requer uma gama de habilidades não técnicas, e são essas softer skills que normalmente determinar se um gestor de projetos – e o projeto em si – terão sucesso. Gestores de projeto devem, pelo menos, ter essas sete habilidades não técnicas: liderança, motivação, comunicação, organização, priorização, resolução de problemas e versatilidade.

Atributos de gestores de projetos altamente eficazes

Gestores de projeto altamente efetivos são parceiros de negócios estratégicos totalmente comprometidos com o sucesso organizacional, e devem ser capazes de lidar com contratempos inevitáveis. Combinados com as habilidades técnicas necessárias, certos atributos o colocarão em maior demanda como gestor de projetos, fornecendo uma base forte que lhe permitirá adaptar às dinâmicas constantemente mutáveis de um projeto, enquanto priorizando as necessidades dos stakeholders. Gestores de projetos altamente eficazes

• Torne-se um parceiro estratégico de negócio.
• Encoraje e reconheça as contribuições valiosas dos outros;
• Respeite e motive os stakeholders.
• Valorize integridade e responsabilidade.
• Esteja totalmente comprometido com o sucesso do projeto.
• Seja capaz de “trabalhar nos bastidores”.

Treinamento e certificação em gestão de projetos

Successful projects require highly skilled project managers, many with formal training or project management certifications. Some may have project management professional certifications or other certifications from the PMI or another organization. Project management certifications include:

Projetos de sucesso requerem gestores de projeto muito capacitados, com treinamento formal ou certificações em gestão de projetos. Alguns podem ter certificações profissionais em gestão de projetos ou outras certificações do PMI, por exemplo. Certificações em gestão de projeto incluem:

• PMP: Project Management Professional
• CAPM: Certified Associate in Project Management
• CSM: Certified Scrum Master
• CompTIA Project+ Certification
• PRINCE2 Foundation/PRINCE2 Practitioner
• CPMP: Certified Project Management Practitioner
• Associate in Project Management
• MPM: Master Project Manager
• PPM: Professional in Project Management
• PMITS: Project Management in IT Security
• Certified Project Director

Processos de gestão de processos

Fases da gestão de projetos

As cinco fases de gestão de projetos ou o ciclo de vida do projeto se relaciona com 10 áreas de conhecimento. As áreas de conhecimento incluem integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, gestão de risco e gestão de stakeholders. As fases, bem como as áreas de conhecimento, oferecem uma abordagem organizada de trabalho para gestores de projetos e suas equipes.

1. Iniciação
   • Gestão de integração: desenvolver o capítulo do projeto
   • Gestão de stakeholder: identificação de stakeholders
2. Planejamento
   • 1. Gestão de integração: desenvolver um plano de gestão de projetos.
   • 2. Gestão de escopo: definir e gerir o escopo, criar uma WBS, bem como detalhar os requisitos do projeto.
   • 3. Gestão de tempo: planejamento, definição e desenvolvimento de cronogramas, atividades, recursos estimados e duração de atividades.
   • 4. Gestão de custos: planejamento e estimativa de custos, determinação de orçamentos.
   • 5. Gestão de qualidade: planejamento e identificação dos requisitos de qualidade.
   • 6. Gestão de recursos humanos: planejamento e identificação de necessidades de recursos humanos.
   • 7. Gestão de comunicação: planejamento de comunicação de stakeholders.
   • 8. Gestão de risco: planejamento para, e identificação de riscos potenciais, realização de análise de risco qualitativa e quantitativa, bem como planejamento de estratégias de mitigação de risco.
   • 9. Procurement management: planning for and identifying required procurements
   • Gestão de compras: planejamento e identificação de compras.
   • 10. Gestão de stakeholders: planejamento de expectativas de stakeholders.
3. Execução
   • 1. Gestão de integração: direcionar e gerir todo trabalho do trabalho.
   • 2. Gestão de qualidade: realizar todos os aspectos de gestão de qualidade.
   • 3. Gestão de recursos humanos: selecionar, desenvolver e gerir a equipe de projeto
   • 4. Gestão de comunicação: gerir todos os aspectos das comunicações.
   • 5. Gestão de fornecedores: tomar ações para assegurar o material necessário para o projeto.
   • 6. Gestão de stakeholder: gerir todas as expectativas dos stakeholders.
4. Monitoramento e controle
   • 1. Gestão de integração: monitorar e controlar o projeto, bem como coordenar quaisquer mudanças necessárias.
   • 2. Gestão de escopo: validar e controlar o escopo do projeto.
   • 3. Gestão de tempo: controlar o escopo do projeto
   • 4. Gestão de custo: controlar os custos do projeto
   • 5. Gestão de qualidade: controle da qualidade dos deliverables.
   • 6. Gestão de comunicação: controlar todas as comunicações internas (equipe e stakeholders)
   • 7. Gestão de fornecedores: controlar fornecedores e compras.
   • 8. Gestão de stakeholders: controlar o engajamento de stakeholder
5. Finalização (Encerramento)
   • 1. Gestão de integração: escolher todas as fases do projeto
   • 2. Gestão de fornecedores: fechar todas as pendências com fornecedores.

Passos de gestão de projetos

No nível mais elevado, antes de iniciar um projeto, gestores de projetos podem ajudar organizações a estabelecer expectativas e entregar projetos no prazo, dentro do orçamento e baseado em objetivos ao seguir sete passos. Ao alinhar todas essas áreas, organizações podem aumentar a probabilidade de desenvolver uma vantagem competitiva sustentável.

• Alinhar os objetivos estratégicos da corporação via EPMO.
• Gerir a realização de benefícios.
• Fechar a lacuna entre formulação estratégica e execução.
• Obter (e manter) patrocínio executivo.
• Contratar (e reter) os talentos corretos.
• Adotar práticas ágil.
• Enfrentar negócios e disrupção tecnológica.

Stakeholders podem ser qualquer pessoa ou grupo que tem interesse direto no sucesso do projeto, programa ou portfólio. Podem ser membros individuais da equipe, grupos funcionais, patrocinadores, vendedores e, definitivamente consumidores. As expectativas de todos os stakeholders devem ser cuidadosamente identificadas, comunicadas e geridas. Errar nisso pode levar a ruídos de comunicação, conflitos e, em última instância, ao fracasso de projetos.

Tão logo um projeto é confirmado, e antes de ser executado, existem alguns passos que podem ser tomados para estabelecer expectativas realistas aos stakeholders com respeito à realização dos objetivos identificados. Citamos alguns deles.

• Monte a equipe correta à luz dos objetivos do projeto. Os membros da equipe devem ter as habilidades/capacidades e o conhecimento para entregar os resultados.
• Antes do início do projeto, conceda tempo suficiente para que os indivíduos-chave se aprofundem nas questões e objetivos propostos.
• Ensure the project timeline, and scheduled tasks are realistic.
• Estabeleça um cronograma realista para o projeto.

Escopo do projeto

Dentro do estágio de planejamento, todos os detalhes do projeto precisam ser consolidados, incluindo objetivos, deliverables, suposições, funções, tarefas, cronograma, orçamento, recursos, aspectos de qualidade, condições e assim por diante. O consumidor e os stakeholders-chave trabalham juntos para fechar a questão, concordando num escopo antes do início do projeto. O escopo guia o trabalho do projeto e quaisquer mudanças nele devem ser apresentadas e aprovadas sob a forma de solicitação de mudança de escopo.

Orçamento do projeto

Orçamentos podem ter um amplo papel no progresso de um projeto ou, por que não, em sua finalização. Poucas empresas têm orçamento ilimitado, de modo que a primeira coisa que os stakeholders do projeto buscam determinar é se o projeto teve sucesso ou fracasso é o objetivo central. Esse fato pressiona os líderes de projeto e suas equipes todos os dias. Como tal, a gestão efetiva de orçamento é uma área primária de foco para gestores de projetos que valorizam suas carreiras. Seguem cinco estratégicas para manter o controle do orçamento de seu projeto antes que sucumba a custos excessivos:

• Entenda as verdadeiras necessidades e desejos dos stakeholders.
• Planeje-se para surpresas.
• Desenvolva KPIs inteligentes.
• Revise e replaneje.
• Mantenha todo mundo informado e responsabilizado.

Gestores de projeto que analisam orçamentos ao longo da vida do projeto manterão stakeholders e gestores felizes, tendo maior chance de sucesso nos projetos, bem como na carreira.

Deliverables do projeto

O objetivo final de um projeto é conhecido como deliverable. Isso é o que motivou um cliente, interno ou externo, a iniciar um projeto. Ele pode ser tangível ou intangível – um software, uma estrutura, uma melhoria no sistema, ou mesmo uma melhoria operacional. Entender e atender às necessidades de seu cliente (deliverable) deveria é fundamental para o cliente considerar o projeto um sucesso.

Marcos e tarefas do projeto

Para entregar um deliverable a um cliente, gestores de projetos e suas equipes, bem como outros stakeholders precisam estabelecer um cronograma como marcos-chave ao longo do caminho. Isso é importante para manter projetos sob controle. Marcos podem tomar a forma de data, resultado ou qualquer outra medida. Para atingi-los, pequenas tarefas serão designados a grupos e indivíduos. Marcos serão dependentes do sucesso de tarefas menores.

Metodologias de gestão de projetos

Escolher a metodologia correta de projetos para executar seu projeto é um passo vital para o sucesso. Existem muitas metodologias e abordagens diferentes e, em alguns casos, sobrepostas para gerir as complexidades de projetos. Seguem algumas metodologias (PMM) atualmente em uso, mas é importante conhecer mais que uma metodologia, afinal, talvez um híbrido pode ser adaptado ao projeto:

• Modelo em cascada
• Ágil
• Híbrido
• Método do caminho crítico
• Método da corrente crítica

Uma das metodologias mais usadas é a Ágil. Ela usa ciclos curtos de desenvolvimento chamados sprints com foco em melhorias contínuas no desenvolvimento de um produto ou serviço. Originalmente, foi adotada dentro da indústria de desenvolvimento de software. Hoje, é utilizada em virtualmente todas as indústrias.

Tecnologias e técnicas de gestão de projetos

Ferramentas e software de gestão de projetos

Escolher a equipe e a metodologia corretas de gestão de projetos não é suficiente para garantir o sucesso: o conjunto correto de ferramentas também é essencial para o sucesso de gestão de projetos. Ferramentas e modelos de gestão de projetos aumentam a produtividade e a efetividade da equipe, preparam a organização para mudanças consequentes de projetos de alto impacto. A CIO compilou a ultimate project management toolkit bem como algumas ferramentas de código aberto para ajudá-lo a planejar, executar, monitorar e finalizar o seu próximo projeto de alto impacto.

Gestão de projeto e analytics

Conhecer como usar analytics para melhorar resultados de projeto é uma habilidade de alto valor. Na verdade, espera-se que as receitas anuais de big data e analytics cresçam mais que US$ 187 bilhões em 2019; projeta-se que a indústria de gestão de projeto atinja US$ 5,81 trilhões em 2020. Organizações estão usando analytics para melhorar sua performance de projetos. Ted Friedman, vice-presidente e analista da Gartner, prevê as quatro tendências que guiarão mudanças fundamentais no uso de dados e analytics.

• Em vez de apenas refletir o desempenho dos negócios, a analytics se tornará o condutor das operações.
• Analytics se tornará tão importante na arquitetura organizacional, a ponto de criar uma abordagem holística – englobando a gestão estratégica de projetos em EPMOs.
• Executivos usarão analytics na estratégia de negócios, criando novas funções adicionais para profissionais.

Aplicativos mobile remotos de gestão de projetos

Um número cada vez maior de empresas está reconhecendo a necessidade de adaptar projetos para equipes remotas, tornando necessário primeiro decidir se a sua organização está pronta para gestão remota de projetos. É importante pesar fatores como seu modelo de negócio e infraestrutura, talento disponível e ferramentas mobile. Se a sua organização está pronta para seguir esse caminho, previna-se de que todos os fornecedores de software oferecem aplicações mobile para trabalho remoto.

Este artigo é traduzido e adaptado do original: “Project management guide: Tips, strategies, best practices”, Moira Alexander.