Gestão de projetos: 7 dicas para entregas no prazo e dentro do orçamento

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De acordo com a pesquisa global Pulse of the Profession do Project Management Institute, empresas perdem US$ 97 milhões para cada US$ 1 bilhão investidos devido a desempenho pífio em projetos. Sim, é uma queda de 20% em relação ao relatório do ano anterior, mas a verdade é que os projetos, em geral, ainda fracassam em uma taxa estarrecedora.

Quais são as razões principais para o fracasso de projetos? Desde 2006, o PMI conduz uma pesquisa global anual de praticantes de gestão de projetos para traçar tendências atuais e futuras da área. A pesquisa destaca o feedback e insights de gestores de projetos, de programas e de portfólio, junto com análises de dados de terceiros, ajudando a esclarecer o que é necessário para o sucesso em gestão de projetos.

PMI define dois tipos de praticantes com respeito às taxas de sucesso: superiores e inferiores, que alcançam as seguintes médias percentuais:

Não surpreende, os superiores geralmente alcançam taxas de sucesso acima de 92% em comparação aos 33% dos inferiores.

No passado, quando os projetos fracassavam, a implementação do projeto em si recebia mais escrutínio que os fatores organizacionais que, de fato, eram os culpados pelo insucesso do projeto. Esses fatores tornavam praticamente impossível para os gestores de projeto alcançar os objetivos propostos visto que, ou não estavam alinhados ou estavam, simplesmente, ausentes.

As 7 dicas seguintes são fundamentais para assegurar a entrega de projetos no prazo, dentro do orçamento e cumprindo objetivos; a liderança da empresa e do projeto deveriam estar em sintonia com todas essas áreas se o objetivo é criar resultados sustentáveis que os stakeholders desejam.

• Alinhe os objetivos estratégicos empresariais por meio de um EPMO

Considere a estratégia o roteiro que deveria guiar todas as inciativas da empresa. Sem isso, equipes dentro das organizações correm o risco de se perder, o que, por sua vez, prejudica os objetivos de longo prazo. Como resultado, mais empresas estão abraçando a necessidade de um EPMO. O EPMO é uma estrutura centralizada e estratégica em nível empresarial focada em oferecer suporte total em questões como governança, melhores práticas, treinamento, identificação e adoção de técnicas/ferramentas, e processos padronizados de negócio.

O PMI diz, “dentre as organizações de nossa pesquisa que tem um PMO, metade delas relata ter um escritório de gestão de projetos (EPMO). E aquelas que alinham seu EPMO à estratégia (por exemplo, tendo um EPMO estratégico), relatam que 38% mais projetos atingem os objetivos originais do negócio, e 33% menos projetos são considerados fracassos.”

• Faça a gestão de realização de benefícios práticos

Ao longo da linha estratégica do EPMO que abrange toda a empresa, vem a importância de identificar, executar e sustentar um plano de realização de benefícios.

“BRM (gestão de realização de benefícios) é uma forma poderosa de alinhar projetos, programas e portfólios à estratégia geral da organização. Mas a disciplina necessária intimida muitos, dado que não existe um processo único e amplamente aceito de BRM a ser seguido. Apesar disso, mais organizações estão caminhando no sentido de estabelecer processos para identificar benefícios e monitorar o sucesso de sua realização ao longo do ciclo de vida do projeto e além. Na verdade, 31% das organizações em nosso relatório relatam grandes resultados na realização de benefícios”, diz o relatório PMI.

O BRM determina “como” conectar o seu projeto à estratégia. Como parte de sua Leadership Series, a PMI publica um manual chamado Benefits Realization Management Framework para ajudar:

“Identifique benefícios para determinar se projetos, programas e portfólios podem produzir os resultados buscados pelo negócio. Execute a gestão de benefícios para minimizar riscos a benefícios futuros, e maximizar a oportunidade para obter benefícios adicionais. Mantenha benefícios para assegurar que o projeto ou o programa continue a criar valor após a finalização do projeto em si.”

• Una os processos de formulação e de execução da estratégia

A próxima coisa que precisa ser tratada é como executar uma estratégia na empresa como um todo. A pesquisa do PMI mostra que, nos últimos 12 meses, só 60% das organizações souberam unir os processos de identificação e de execução da estratégia. Isso pode envolver tudo, desde a identificação de talentos e recursos, passando pela obtenção do aceite de patrocinadores executivos, times e stakeholders, até a seleção de ferramentas ou metodologias corretas, etc. Determinar como executar a estratégia é um passo importante. Essa é uma boa fase para reduzir o ritmo, assegurar que todos esses fatores, entre outros, foram levados em conta e, cuidadosamente, planejados. Os riscos de ignorar tal fase podem se tornar custosos de muitas formas, ao longo do caminho.

• Obtenha (e mantenha) patrocínio executivo.

O papel do patrocínio executivo é dar apoio a todos os projetos da empresa e estabelecer o link entre projetos e objetivos empresariais. Patrocinadores executivos também promovem projetos, reforçam engajamento, apoiam na resolução de conflitos, oferecem orientação, e estabelecem o orçamento e recursos necessários para o sucesso. A cultura corporativa também é determinada nesses níveis executivos e determinam a cultura da equipe e os níveis de colaboração.

Imagine o impacto negativo sobre projetos sem patrocínio suficiente. A pesquisa do PMI indica que “patrocinadores ativamente engajados continuam a ser o fator principal de sucesso de projetos. Tal constatação foi corroborada pelos respondentes da pesquisa, que revelaram um aumento na porcentagem de projetos da organização com patrocinadores ativamente engajados comparados com o ano passado – uma média de 62% em comparação aos 59% do ano anterior.”

• Contrate (e retenha) o talento certo

Projetos são primariamente exitosos devido às pessoas que os executam. Seleção, treinamento, desenvolvimento, mentoria e confiança dos talentos é essencial para a interação e execução de projetos. Companhias consideradas (superiores) priorizam o desenvolvimento de habilidades técnicas (76% versus 19% das inferiores), habilidades de liderança (76% versus 16% das inferiores) e habilidades estratégicas e de gestão de negócio (65% versus 14% das inferiores) – todas áreas críticas. Quando ocorre o investimento em pessoas, aumenta as chances de comprometimento. Como resultado, indivíduos acreditam que suas contribuições são chave para a realização do objetivo, sendo mais provável que apliquem seu conhecimento e habilidades plenamente.

• Adote a metodologia ágil

Identificar, selecionar e empregar corretamente a melhor metodologia para cada projeto é importante para alcançar os resultados desejados. Ágil é uma das metodologias mais adotadas. Na verdade, o PMI relata que, nos últimos 12 meses, 20% dos projetos foram executados usando Ágil, com “71% das organizações hoje relatando usarem abordagens Ágil em seus projetos às vezes ou mais frequentemente que no passado.” O relatório também discute como “superiores tendem a usar Ágil para projetos – 55% versus 24% das inferiores”.

• Implemente a tecnologia para revolucionar o negócio

A revolução da conectividade está cada dia mais sendo “alimentada por dispositivos móveis como smartphones e tablets, penetrando em países pobres e remotos e, certamente, contribuindo para a proliferação de projetos distribuídos em muitas indústrias e nações”, de acordo com a pesquisa PMI. Mesmo com a rapidez dessa tendência, companhias continuam a ser pressionadas a adotar tecnologias que permitem agilidade enquanto atendem as demandas crescentes dos stakeholders. Resistência à mudança pode colocar empresas em um estado de estagnação, dificultando a agilidade de equipes de projeto. De acordo com o PMI, “os líderes organizacionais estão ajustando suas estratégias em resposta às disrupções do negócio. Para muitos, é ‘matar ou morrer’. Para permanecerem relevantes no mercado, executivos reconhecem que precisam liderar a transformação, não só segui-la.”

Artigo traduzido a partir da publicação original: Project management: 7 steps to on-time, on-budget, goal-based delivery

Autores: Moira Alexander